Skapa evenemang (regatta) & tävling

För att skapa ett evenemang krävs att du blivit tilldelad rollen som Klubbadministratör för den arrangerande klubben. Denna roll kan tilldelas av Svenska Seglarförbundet men du kan även bjudas in till rollen av en annan användare som redan är Klubbadministratör.

Nedanstående uppgifter publiceras i bl.a. Kappseglingskalendern på Sailarena och utgör även grunden för den Sanktionsansökan som krävs för de flesta evenemang.

1. Logga in på Sailarena med den profil som tilldelats rollen som Klubbadministratör.
2. Leta upp klubbens presentationssida. Du hittar alla klubbar HÄR.
3. Klicka på knappen Skapa evenemang i det övre, högra hörnet av profilbilden.
4. Du kommer nu till den administrativa vyn för Lägg till evenemang.

Steg 1 - Lägg till evenemang

1. Ange evenemangets fullständiga namn
   Inom ett evenemang skapas en eller flera tävlingar/klasser. Det behövs alltså bara ett evenemang även om evenemanget består av flera tävlingar och/eller klasser.
2. Typ av evenemang
   Initialt finns endast evenemangstypen Regatta. Markera detta och klicka på Spara.
3. Evenemanget har nu skapats och du kan nu komplettera evenemanget med ytterligare information.

Steg 2 - Redigera evenemanget

Följande fält kan redigeras på Evenemangssidan:

• Profilbild
  Initialt visas arrangörsklubbens profilbild. Denna bild kan dock bytas ut till annan bild som bättre representerar evenemanget.
  För att byta bild, klicka på "Välj bild" och ladda upp en lämplig bild.
  Bilden bör ha en bredd på 1 300 pixel och en höjd på 600 pixel och vara i JPG- eller PNG-format.
• Fullständigt namn (obligatoriskt)
  Detta namn visas i alla listor, på presentationssidor och många andra platser.
• Info (frivilligt)
  Skriv en kortfattad presentation av evenemanget.
• Datum (startdatum obligatoriskt)
  
  • Startdatum: Avser datum (obligatoriskt) och tid (klockslag behöver aj anges) för evenemanget första dag.
  • Slutdatum: Avser datum och tid (frivilligt) för evenemangets sista dag.
  • OBS! För evenemang som startar och slutar samma dag behöver inget slutdatum anges.
• Anmälan (frivilligt)
  • Sista anmälningsdag: Avser datum och tid (klockslag behöver ej anges) för sista ordinarie anmälningsdag.
  • Sista efteranmälningsdag: Avser datum och tid (klockslag behöver ej anges) för sista efteranmälningsdag.
• Ange plats (obligatoriskt)
  Här anges adressen till evenemanget. Sailarena nyttjar Google Maps och de adressuppgifter som anges genererar automatiskt en kartbild. Kontrollera noga att kartbilden som skapas är korrekt.
• Läsvänlig plats (frivilligt)
  Då adressen som anges för att generera kartan (ovan) eventuellt inte är så beskrivande kan man här ange en alternativ platsbeskrivning. Istället för att använda en gatuadress med postnummer, ort och land kan man exempelvis ange namnet på hamnen, eller endast ett gatunamn och ort.
• Ansvarig person (obligatoriskt)
  Namn, e-postadress och telefonnummer till den person som ansvarar för evenemanget. Notera att alla uppgifterna visas publikt - välj lämpliga kontaktuppgifter och helst inte personliga/privata uppgifter.
• Tävlingar
  Inom ett evenemang arrangeras tävlingar. Dessa tävlingar kan utgöra olika klasser, mätregler och kategorier. Alla evenemang måste innehålla minst en tävling men antalet varierar från evenemang till evenemang. För mer detaljerad information, se HÄR.
  Tävlingsinformationen utgör ett viktigt underlag för Sanktionsansökan.
  
  • Klicka på Lägg till tävling för att öppna formuläret.
  • Fyll i ett beskrivande namn för tävlingen, exempelvis "49er FX" eller "SRS"
  • Välj Båtklass (förutom båtklasser kan exempelvis SRS väljas)
  • Välj Tävlingskategori (påverkar funktionärskrav och sanktionsansökan)
  • Välj Gren
  • Välj Klass
  • Klicka på Skapa tävling för att spara informationen
  • Upprepa stegen för att lägga till fler tävlingar
  • Klicka på "pennan" till höger om varje sparad tävling för att redigera eller ta bort uppgifterna
• OBS! För att lägga till Funktionärer för en Tävling, skapa först tävlingen och klicka sedan på "pennan" för att redigera Tävlingen. Här kan du ändra datum för tävlingen (om de skiljer sig från evenemanget) samt lägga till Funktionärer.

• Hålltider (frivilligt)
  Presentera viktiga datum och tider för besökare och deltagare. Exempelvis kan datum och tid för Skepparmöte, första start etc. anges.
  • Klicka på Lägg till tid för att öppna formuläret
  • Ange Namn (t.ex. "Skepparmöte"), datum och tid
  • Klicka på Spara för att spara informationen.
  • Upprepa stegen för att lägga till fler tider
  • Klicka på "pennan" till höger om varje sparad tid för att redigera eller ta bort uppgifterna
• Dokument (frivilligt)
  Ladda upp eller länka till dokument som skall vara publikt tillgängliga, exempelvis Inbjudan, Seglingsföreskrifter etc.
  Vi rekommenderar att ni främst laddar upp PDF-dokument och endast i undantagsfall exempelvis Word-dokument.
  
  • Klicka på Lägg till dokument och välj om du vill ladda upp ett dokument till Sailarena eller ange en länk till ett dokument på annan plats.
    • Lägg till dokument: Ange ett beskrivande namn på den fil som skall laddas upp. Detta namn visas i listan, inte filnamnet.
      Välj en fil på din dator och klicka på Ladda upp för att spara informationen.
    • Lägg till länk: Ange ett namn på länken (namnet visas i listan) samt adressen till Webbplatsen. Klicka på Ladda upp för att spara.
  • Klicka på "pennan" till höger om varje dokument för att redigera eller ta bort uppgifterna.
• Medarrangörer (frivilligt)
  Varje evenemang har en Huvudarrangör. Eventuella medarrangörer kan vara andar klubbar eller organisationer. OBS! Medarrangörer kan INTE administrera evenemang. Det kan endast göras av Huvudarrangören.
  • Klicka på Lägg till arrangör för att välja om du vill lägga till en klubb eller ett företag.
    • Klubb: Fyll i klubbens namn. Fältet fylls automatiskt i baserat på de klubbar som ingår i Svenska Seglarförbundet. Endast dessa klubbar kan anges.
      Klicka på Ladda upp för att spara informationen.
    • Företag: Ange namn på företaget. Klicka på Välj bild för att ladda upp en logotyp. Bildfilen bör vara kvadratisk, av god kvalitet och i JPG- eller PNG-format. Ange adressen till företagets hemsida.
      Klicka på Ladda upp för att spara informationen.
  • Klicka på "pennan" till höger om varje medarrangör för att redigera eller ta bort uppgifterna.
• Sponsorer
  Här finns möjlighet att enkelt presentera de eventuella sponsorer som finns knutna till ett evenemang.
  • Klicka på Lägg till sponsor för att öppna formuläret.
  • Ange namn på sponsorn. Klicka på Välj bild för att ladda upp en logotyp. Bildfilen bör vara kvadratisk, av god kvalitet och i JPG- eller PNG-format. Ange adressen till företagets hemsida.
    Klicka på Ladda upp för att spara informationen.
  • Klicka på "pennan" till höger om varje sponsor för att redigera eller ta bort uppgifterna.

Glöm inte att klicka på Spara, längst ner till höger, för att publicera ändringarna.

För att se den uppdaterade presentationssidan, klicka på Visa publik vy i övre, höger hörn.